Officeの覚え書き

Wordに差し込み印刷という機能がある

学校から貰って来る、「保護者各位」という宛先の文書や

会社で見る、「担当者各位」なんてう書類を思い浮かべればいいだろう

その、保護者各位の部分に、ファイルとしておいてある宛先のお名前を、送付する文書内に、取り込んでから印刷してしまう機能である

文書内に各位ではなく、自分の名前が入っているのだから、相手に与える影響は大きいと思う。確実に自分に名指しの文書なのだから…

相手に効果を与える文章を作成でき、作業が効率化されるのは、間違いない

差し込み印刷ウィザードというものがあるが、正直細かすぎてわかりにくい

必要なのは、送付するであろう文書、そして宛先のお名前があるファイル

送付するファイルに必要なのは、お名前を差し込む場所

宛先が書いてあるファイルは、お名前が書いてあるところの項目名

やり方は、文書を開き、リボンの差し込み文書タブをクリックして

宛先の選択から、目的の宛先が書いてあるファイルを指定する

上の図の赤いところを確認

すると、上の図ではグレーの部分だった、差し込みフィールドの挿入が使えるようになる（下図）

あとは、挿入したい目的の場所にカーソルをいれ、差し込みフィールドの挿入を押すと、項目名がでるので、それを選択する

あとは、印刷するだけである。

ちょっと長いので簡単に書いた。

不明な点は、お問い合わせください

前回、リボンの色について書いたが、それと合わせて…

WordとExcelの罫線の違いも合わせて覚えると良いだろう

Wordは、表の中に罫線が引かれている状態で、罫線ボタンを確認すると色が出ている（Mac は、チェックがつく）

これに比べてExcelでは罫線ボタンに色はない

前回色の付いているものをもう一度押せば解除になると書いた

罫線もこれと同じになる

だから、Wordは同じボタンを何度も押したりすると引いたり消えたりするのだが、Excelは、ボタンに色は付かないので、上書きで設定するだけのボタンとなる

下図を参考にすると良い（上　Mac2016　下　Win2013）

Office2007から、メニュー・ツールバーではなく、リボンと呼ばれるようになっているが…

リボンのコマンドが押されているのを見たことがあるだろう

コマンドが設定されているとボタンの色が付いていることがある

2007・2,010は、オレンジ色

2013は、　　　　グリーン

2016は、　　　　グレーなのだが…

ボタンの押されている書式は、ボタンをもう一度押すことで解除ができる

そうでないところは、別の場所から解除を覚えておくと楽だ

下図は、2016Office（Mac）上　と　2013（Windows）下　だ

wordは、カーソルのあるところに表が作成される

2007以降は、挿入タブの表　→　表　→　あとは、目的のマス目にマウスを合わせ、クリックすれば、表は作成される

表を作成するときに、重視したいのは、列の数

行数は、不足していても、一番最後のセルにカーソルを入れて、tabキーを押下すれば、行は追加される

行・列・セル・表の削除は、表作成時にできる、レイアウトタブに削除項目があるので、カーソルを合わせるか、対象の部分を選択して、その部分をクリックすればよい

ただ、範囲選択と削除項目を間違えると、目的のところが削除できないこともあるので…

表の削除は、backspaceと覚えておくと楽だ

文字の削除は、範囲選択後、delete

表の部品の削除は、backspaceこれで、怖いものなし…^^

IME日本語入力システム利用時は、ESCを利用しない手はない

入力ミスをして、変換すると、変な文節（文字の下の下線）に分かれる

文節が変に分かれると、きちんとした変換にならないのは当たり前

このとき、文節がいくつに分かれようと、ESCを２回押下すると、入力直後のひらがなに戻る

入力直後の状態になれば、カーソルは自由に動き、修正が可能となる

IMEを利用するときは、ESCを上手に利用してほしい

キーボードの　homeキー　と　endキー

これは、行の先頭や、行の末尾に移動ができるキーだ

間を修正して、カーソル移動に使うと操作が早い

文章の先頭や、末尾に行くときは、ctrlキーを押しながら操作すると移動できる

また、ctrlキーを押したまま、矢印（→）で、単語単位の移動ができる

本日授業中にうまく動作できなかったので控えておく…

1つの文書を並べて表示させるのは、新しいウィンドウを開いて操作する。

同じファイルを2回は開けないので、新しいウィンドウを開くことで、仮想的にファイルを2つ開いたようにする機能だ。タスクバーには、ファイル名横に１・２と出ている。

でも、新しいウィンドウを開くのは同じファイルを2つ開けないから…

別のファイルなら開けるので、わざわざ新しいウィンドウなどとする必要はない。

2つの別のファイルを開けばいいのだ。

開いたあと、表示タブから、整列か並べて表示ボタンを押下すればよい。

でも、本日の授業では開けなかった。

？　調べてもわからない。

さっき、何度かいろいろな方法で解決！

2つのファイルの開き方が問題！

1つ開いて、そのあとまた別のファイルを開く、この方法なら整列も並べて表示もできる。

ファイルをCTRLキーを利用して選択し、右クリックで開く、この時に整列のボタンを押しても何も起こらない、並べて表示に関しては、グレーアウトで操作すらできないのだ。

いろいろあるなぁ…と　改めて実感…

オートシェイプを使用するときに、描画キャンパスを利用するかどうかは、それぞれで違うだろう。
もちろん、絶対に利用しないといけないわけではないが、コネクターをフルに活用しようと思った時は、描画キャンパス上でないとフルに活用できない。

興味のある方は、描画キャンパス上で、図形を２つ以上書いて、その後コネクターを配置してみるとわかるだろう。

描画キャンパス上では、いったん図形に配置したコネクターは、対象の図形を移動させてもきちんとついて動いていく。

少し、難しい内容になるが…

Wordの2007から、オートシェイプの規定値のボタンは、そのファイルを開いている間の設定に変わっている。
　
2003までは、いったん設定すると、その後規定値として働くのだが、2007以降は、規定値に設定をしても新規作成画面では本来の規定値設定になっている。
あくまで設定したファイルにしか影響を持たないので、安心して設定を変えてよいことになる。
　
もちろん、規定値を変更して保存したそのファイルには設定はきいている。

Wordの文章作成時、日付を入力することは多いと思う。

数字が全角になったり、半角になっていたり結構揃っていないことも多く、大変な思いをされたことはないだろうか。

普通文字を続けて入力するときは、文字を入力して変換し、確定（Enterキーの押下）せずに次の文字を入力すればいいのだが…

日付を入力するときは、ちょっと入力方法を変更した方が便利である。

「へいせい」とひらがなを入力して変換し、通常では押下しなくてもいい「Enterキー」を押下する。

すると上にヒントのように、本日の日付が出てくる。

そのままもう一度「Enterキー」を押下すれば本日の日付が入る。もし日付が違うのなら、数値部分のみ修正した方が早いと思う。

この時の数値は、半角の数値が使われている。

もし、本日でないのなら、日付部分の数値のみ書き換えるといい。

西暦で入力したいのなら、キーボードの「２０」と入力確定し、もう一度確定すれば、全角の西暦の本日が入力される。テンキーの「20」では使用不可である。