Officeの覚え書き

関数が難しいと思われている方が多い

確かに私もすべて覚えているわけではないが

多分難しいと思われるのは、引数の部分だと思う

でも、引数に必要なものは、通常私たちが計算するときに必要なデータ

例を挙げると

「合計を出して」ともし言われたなら、何の合計を出すんですか？　と聞くだろう

その何のとは、書類で言えば、どこから、どこまでの数値の合計をだすかだと思う

会話ならば、すぐに分かることが、Excelでは、特別と感じるようだ

でも、関数での指示も同じこと

関数名の　SUMの後の（　と　）の間に、計算したい部分を選択すればよい

こういう、必要なデータが、関数の引数に入るのだ

他にも例を挙げると

数値を四捨五入したいと思えば、必要なデータは、小数点がいっぱいある数値データと、何桁表示させるかの指示だと思う

四捨五入する関数、ROUNDの（　と　）の中に

＝ROUND（　数値データ　,《カンマ》 桁数　）　という具合だ

こう思えば関数も少しはわかりやすくなるはずだ

前回、リボンの色について書いたが、それと合わせて…

WordとExcelの罫線の違いも合わせて覚えると良いだろう

Wordは、表の中に罫線が引かれている状態で、罫線ボタンを確認すると色が出ている（Mac は、チェックがつく）

これに比べてExcelでは罫線ボタンに色はない

前回色の付いているものをもう一度押せば解除になると書いた

罫線もこれと同じになる

だから、Wordは同じボタンを何度も押したりすると引いたり消えたりするのだが、Excelは、ボタンに色は付かないので、上書きで設定するだけのボタンとなる

下図を参考にすると良い（上　Mac2016　下　Win2013）

Office2007から、メニュー・ツールバーではなく、リボンと呼ばれるようになっているが…

リボンのコマンドが押されているのを見たことがあるだろう

コマンドが設定されているとボタンの色が付いていることがある

2007・2,010は、オレンジ色

2013は、　　　　グリーン

2016は、　　　　グレーなのだが…

ボタンの押されている書式は、ボタンをもう一度押すことで解除ができる

そうでないところは、別の場所から解除を覚えておくと楽だ

下図は、2016Office（Mac）上　と　2013（Windows）下　だ

Windows　なら　CTRL　＋　PageUP（又は、PageDown）

Macは、　　　　Option　＋　→（又は←）

Mac版は2016になってから、だいぶWIndowsの仕様と似てきた

がの列の幅、行の高さの設定がWindowsと違う

インチの表示になっているようだ

環境設定からの変更は、３種類

　　インチ

　　センチメートル

　　ミリメートル

また、Windows版のExcel2016でも少しサイズが変わっている

高さ　13.5が　　　2016では、高さ　18.75　　と表記

Windowsでも設定箇所がないかと思えたが…

その後、確認したら、全セル選択ボタンを押下後、フォントを「MSP ゴシック」に変更すれば、今までと同じポイントになるようだ

起動時から変更するには、ホーム　→　オプション　→　基本設定の

新しいブックの作成時で

　　次のフォントを規定として使用　の「本文のフォント」から「MSP　ゴシック」に変更する

　再起動を言ってくるので、再起動する

ブックを開いてから、全セル選択後フォントの変更もできるが、それでは行番号のフォントがどうもおかしく見える

IME日本語入力システム利用時は、ESCを利用しない手はない

入力ミスをして、変換すると、変な文節（文字の下の下線）に分かれる

文節が変に分かれると、きちんとした変換にならないのは当たり前

このとき、文節がいくつに分かれようと、ESCを２回押下すると、入力直後のひらがなに戻る

入力直後の状態になれば、カーソルは自由に動き、修正が可能となる

IMEを利用するときは、ESCを上手に利用してほしい

excelの保存は、名前を付けて保存というコマンドを使用するのだが、リボンには、そのコマンドのアイコンはない。上書き保存は、フロッピーディスクの形で存在している。

新規保存の時は、この上書き保存ボタンを使用する人も多いが、間違って上書きする事もあるので、ショートカットキーを覚えておくといいだろう。

officeであれば、F12キーを押せば、名前を付けて保存の命令（コマンド）となる。

注意は、excelは、wordと違い、作業状態まで含めて保存する機能となるので、保存時のアクティブセル状態も含めて保存となる事を覚えておいた方がよい。（wordは、カーソルがどの一にあっても、保存後開いた時は、１行目の１桁目にカーソルがでる）

例えば、複数選択状態のまま、保存してしまうと、次に開いた時も複数選択状態で開くということだ。

このように、wordとexcelは、にたようなコマンドでも、結果が少しづつ違うという事があるのだ。

授業でいつもいうのは、画面構成で必ず覚えておいた方が楽な場所のこと。

アクティブセル　…　現在の操作体操セル

数式バー　…　セル上どう見えるかではなく、ここに入っているデータが本当のデータ

名前ボックス　…　アクティブセルのセル番地の表示、また関数ボックスとしても使える（使い方複数あり^^）

そして、ステータスバー　…　現在の操作状態を把握できるところ

この部分をきちんと覚えておけばきっと操作は早くなる。

最近、Excel2007を使用して、2003形式で保存してあるファイルのサイズが大きくなりすぎているが、どうにかならないかというご質問を受けました。

私も、今までそういうファイルサイズが肥大するということがあったので、データ部分のみをコピーして新規ファイルに張り付けて対処してきた。
原因はあまり考えることもなく行っていたが、Excelは、セルにデータを入力するとそのセルを削除してもデータとしての認識を残しているとのこと。だから、使用している部分のみをコピーして貼り付けることが必要になるらしい…

データが入ってもいないのに、最終セルがデータの最後ではないことは経験しているので、なるほど…という感じ。
（興味のある方は、シートを開いて、CTRL+ENDキーを押してみると最終セルが確認できる。）

話を戻すと、基本、2007以降のバージョンで2003形式で保存すると、互換性パックというものが補足される仕組みらしいので、ファイルサイズが大きくなるとのこと。単純に2003のバージョンで作成するのが望ましいということらしい。
2003形式で保存するというのは、ファイルの受け渡しの為に行われていると考えるのが妥当らしいので、相手の方に互換性パックをインストールして頂くのも手と言えるかもしれない。

1台のPCに、複数のOfficeのインストールは可能なので、相手とのやり取りをする人は、相手に合わせたバージョンで作成するのもいいかもしれない。

人からもらったファイルや自分が作っても時間がたつと、どこに何を入力したかなんて忘れてしまいます。

その時、目的のセルを簡単に選択する方法があります。

ジャンプ機能です。
以下の図は、excel2007の画面です。
ジャンプ機能は、ホームリボン右の検索と選択の部分から出します。

2010も場所はほぼ変わりませんね。
2003以前のバージョンでは、メニューバーの編集にあります。

このように、バージョンによってある場所が違うのは本当に困ります。
なので、今回はショートカットキーを使いましょう。

2007以降、ショートカットキーは少なくはなりましたし、全く2003と同じように使えるわけではありませんが、今回のジャンプは同じです。

CTRL　+　G　です。
授業では、ジャンプではなく　ギャンプと覚えてくださいと言っています。＾＾
F5でも、同じ結果になりますが、私は　ギャンプが好きです^^

セル選択をクリックすると

目的のものをクリックして、okボタンを押します。

空白を探すときは、範囲選択をしてジャンプを使いますが、それ以外は、シートのどこかをアクティブにしておけば選択できます。

定数とは入力したもの　ということなので、数値・文字列と中の選択を変更すれば、目的のものだけの選択が可能です。

応用すれば　いろいろなところで利用できます。