Officeの覚え書き

最近、Excel2007を使用して、2003形式で保存してあるファイルのサイズが大きくなりすぎているが、どうにかならないかというご質問を受けました。

私も、今までそういうファイルサイズが肥大するということがあったので、データ部分のみをコピーして新規ファイルに張り付けて対処してきた。
原因はあまり考えることもなく行っていたが、Excelは、セルにデータを入力するとそのセルを削除してもデータとしての認識を残しているとのこと。だから、使用している部分のみをコピーして貼り付けることが必要になるらしい…

データが入ってもいないのに、最終セルがデータの最後ではないことは経験しているので、なるほど…という感じ。
（興味のある方は、シートを開いて、CTRL+ENDキーを押してみると最終セルが確認できる。）

話を戻すと、基本、2007以降のバージョンで2003形式で保存すると、互換性パックというものが補足される仕組みらしいので、ファイルサイズが大きくなるとのこと。単純に2003のバージョンで作成するのが望ましいということらしい。
2003形式で保存するというのは、ファイルの受け渡しの為に行われていると考えるのが妥当らしいので、相手の方に互換性パックをインストールして頂くのも手と言えるかもしれない。

1台のPCに、複数のOfficeのインストールは可能なので、相手とのやり取りをする人は、相手に合わせたバージョンで作成するのもいいかもしれない。

人からもらったファイルや自分が作っても時間がたつと、どこに何を入力したかなんて忘れてしまいます。

その時、目的のセルを簡単に選択する方法があります。

ジャンプ機能です。
以下の図は、excel2007の画面です。
ジャンプ機能は、ホームリボン右の検索と選択の部分から出します。

2010も場所はほぼ変わりませんね。
2003以前のバージョンでは、メニューバーの編集にあります。

このように、バージョンによってある場所が違うのは本当に困ります。
なので、今回はショートカットキーを使いましょう。

2007以降、ショートカットキーは少なくはなりましたし、全く2003と同じように使えるわけではありませんが、今回のジャンプは同じです。

CTRL　+　G　です。
授業では、ジャンプではなく　ギャンプと覚えてくださいと言っています。＾＾
F5でも、同じ結果になりますが、私は　ギャンプが好きです^^

セル選択をクリックすると

目的のものをクリックして、okボタンを押します。

空白を探すときは、範囲選択をしてジャンプを使いますが、それ以外は、シートのどこかをアクティブにしておけば選択できます。

定数とは入力したもの　ということなので、数値・文字列と中の選択を変更すれば、目的のものだけの選択が可能です。

応用すれば　いろいろなところで利用できます。

Excelは一度数式を入れておきさえすれば、いくらでも利用できて便利ではあるが、データの入力は避けて通れないところになる。
　
使用するのは、TabキーとEnterキー。

Excelのデータは、列方向（横方向）に項目が入ることが多い。
行方向に同じデータならEnterキーで入力は楽なのだが、Enterキーでは下のセルに移動してしまう。列方向となると、クリックや矢印キーで移動が不可欠となる。
　
そこで・・・
見出し項目などを列方向に入力するときには、Tabキーを使用するとよい。
入力確定後、Tabキーで右の列にセルが移動する。列方向の入力がすべて終了した時にEnterキーを押すと、Tabキーで入力後の移動を始めた下の行の頭に戻る。

入力時左に戻りたいときは、範囲選択の時にも話している、今と逆に動くで覚えてほしい、ShiftキーとTabキーで、左に移動となる。
　
少しわかりにくいだろうか・・・
是非、効率の良い入力方法の1つとして、覚えておきたいことだ。

excelでデータ入力時に、Enterキーでセルが下に移動して、不便と感じたことはあるだろう。

こういうときには、範囲選択をお勧めする。
同じデータの入力範囲選択するのがお勧め。
文字データ範囲、数値データ範囲と分けたほうが入力が容易である。

1行複数列の選択時には、Enterキー押下でもセルは列（右横）方向に移動する。
複数行・複数列の時は、まず規定の下方向に、でも一番下に移動時に、セルは右の列の最初の行に移動するはずだ。

選択解除しない限り、Enterキー押下で指定範囲をくるくる回り続けることになる。

この時入力ミスをしても、矢印キーは使用しないように、せっかくの範囲選択が解かれるからだ。間違えてもくるくる回るので最後に修正するか、どうしても今と思うのであれば、Shiftキー（今と逆の動きをする）を押下してEnterキーを押下すると、逆方向に移動する。 覚えておいて損はない。

もちろん、どのバージョンでも使用可能である。

Excelはデータを入力して、Enterキーを押下するとExcelの規定では、セルは下に移動する。

この移動方法はオプションによって変更することは可能である。

2003までは、メニューバーのツールからオプションで、編集タブの「入力後にセルを移動する」で、入力後にセルを移動するの方向を…

2007は、Officeボタンの一番下のExcelのオプションを開き、詳細設定の編集設定で「Enterキーを押した後にセルを移動する」の方向を変更すればよい。

あまりお勧めの方法ではない。

お勧めは、効率の良い入力を参考にしてほしい。

Excelが認識するデータの種類は大きく分けて2つである。文字データと数値データ。

セルの中にデータを入力して、書式設定などをせず左に配置されるのが「文字データ」、右に配置されるのが「数値データ」である。
入力したデータであれ、関数の結果であれ同じである。
セルの中に漢字が入っているとか、見た目が数値に見えるとかでは無い。

例を挙げると、日付の入力。
Excelは、日付の入力が簡単に行える。月/（スラッシュ）日と打てば今年の日付が入るのだ。もちろん、○月○日とセル上は確認ができる。月とか日とかの漢字が入っていても右に配置されている。

Excelはセル上の見た目と、本当のデータの中身が違う。
日付のセルをアクティブにして、数式バーを見るとそれがよくわかる。○○○○／○／○と出ているはずだ。これは数値（厳密にいうと、シリアル値と呼ばれるデータなのだが・・・）データなのだ。

見た目を変える「セルの書式設定」が規定で「○月○日」にしているだけのこと。この表示形式もあとで変更することが可能となる。「数値データ」か「文字データ」か、複雑な関数がエラーになった時などは、これを理解していると次の対処が簡単に行える。

オートシェイプを使用するときに、描画キャンパスを利用するかどうかは、それぞれで違うだろう。
もちろん、絶対に利用しないといけないわけではないが、コネクターをフルに活用しようと思った時は、描画キャンパス上でないとフルに活用できない。

興味のある方は、描画キャンパス上で、図形を２つ以上書いて、その後コネクターを配置してみるとわかるだろう。

描画キャンパス上では、いったん図形に配置したコネクターは、対象の図形を移動させてもきちんとついて動いていく。

少し、難しい内容になるが…

Wordの2007から、オートシェイプの規定値のボタンは、そのファイルを開いている間の設定に変わっている。
　
2003までは、いったん設定すると、その後規定値として働くのだが、2007以降は、規定値に設定をしても新規作成画面では本来の規定値設定になっている。
あくまで設定したファイルにしか影響を持たないので、安心して設定を変えてよいことになる。
　
もちろん、規定値を変更して保存したそのファイルには設定はきいている。

Wordの文章作成時、日付を入力することは多いと思う。

数字が全角になったり、半角になっていたり結構揃っていないことも多く、大変な思いをされたことはないだろうか。

普通文字を続けて入力するときは、文字を入力して変換し、確定（Enterキーの押下）せずに次の文字を入力すればいいのだが…

日付を入力するときは、ちょっと入力方法を変更した方が便利である。

「へいせい」とひらがなを入力して変換し、通常では押下しなくてもいい「Enterキー」を押下する。

すると上にヒントのように、本日の日付が出てくる。

そのままもう一度「Enterキー」を押下すれば本日の日付が入る。もし日付が違うのなら、数値部分のみ修正した方が早いと思う。

この時の数値は、半角の数値が使われている。

もし、本日でないのなら、日付部分の数値のみ書き換えるといい。

西暦で入力したいのなら、キーボードの「２０」と入力確定し、もう一度確定すれば、全角の西暦の本日が入力される。テンキーの「20」では使用不可である。

2003までは、印刷レイアウトのちょうど用紙の上の部分にマウスを合わせると、マウスポインタの形が

↑ のような形になる。

この時に、クリックしてしまうと、上の余白部分が非表示になる。

反対に非表示の時、マウスポインタがこの形の時は、表示される。

このボタンの存在を知らない人は、びっくりする。

見た目が変わると何をしたんだろう…と不安になるはずだ。

よく、「何もしていないのに勝手になるんです。」と聞いたことはないだろうか？^^

これもその現象の一つだったのだが、2007からはダブルクリックしないと設定されないようになっている。

2010のバージョンも同じであろう…